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Process d’intégration selon Virginie Boffety Recrutement
Objectifs, actions concrètes et outil pratique à votre disposition
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Lors de mes entretiens avec les candidats, j’ai relevé que nombreux d’entre eux se sentent déçus de leurs premiers jours en entreprises, l’intégration ayant été quasi inexistante ! En période d’essai, et avec leur CV / profil encore en ligne, d’autres opportunités s’offrent à eux et certains détails sont décisifs dans leurs choix.
Imaginez que quelqu’un vous invite chez lui : le moment venu, vous attendez longtemps avant qu’il vous ouvre la porte, il n’a pas réfléchi à ce que vous alliez manger, il oublie de vous offrir à boire, il passe toute la soirée dans sa cuisine ou au téléphone et il ne vous demande pas comment vous allez. Avez-vous envie d’y retourner ?
Si chacun prenait le temps d’accueillir tous les nouveaux collaborateurs aussi bien que si c’était chez lui, il y aurait beaucoup moins de turnover en France !
De ce fait, la mise en place d’un process d’intégration est une stratégie facile à appliquer et qui a fait ses preuves. En voici les objectifs, les étapes sous forme d’actions concrètes suivies d’une annexe afin de mettre à votre disposition un outil pratique sous forme de tableau (check liste), élaboré pour cocher les étapes au fur et à mesure de l’intégration.
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Objectifs :
- Fidéliser votre nouveau collaborateur sur le long terme et éviter le turnover
- Donner une bonne « première impression », le mettre à l’aise dès le premier jour, lui donner un sentiment d’appartenance et le mettre en confiance
- Faciliter son adaptation et le travail d’équipe à venir, il s’agit « d’investir » sur son efficacité
- Accélérer le moment où il sera opérationnel et autonome en lui donnant les informations, méthodes et outils rapidement pour qu’il puisse travailler
- Éviter tout malentendu, montrer que votre entreprise est sérieuse et organisée, montrer par des actes qu’il sera respecté dans son intégrité et qu’il ne sera pas « juste un numéro parmi les autres » (une des principales raisons qui pousse mes candidats à quitter leur entreprise)
- Poser le cadre afin de le faire respecter : règlement intérieur, valeurs, politiques et habitudes propres à l’entreprise …
Le process d’intégration concerne 3 axes : humain, administratif et matériel. Les étapes sont détaillées en 3 parties selon l’ordre chronologique : avant le premier jour de travail, pendant et après (suivi). Il s’agit d’un process d’intégration généraliste, libre à vous de le personnaliser. N’hésitez pas à me questionner si vous ne voyez pas l’intérêt d’une étape ou si vous ne voyez pas comment la mettre en place selon les spécificités de votre société.
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AVANT LE PREMIER JOUR DE TRAVAIL
- Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur. Il s’agit de prévenir toute l’équipe, leur communiquer les missions qui seront les siennes et son nom, prénom (sans oublier les fonctions support, le service informatique, le service communication…).
2. Préparer le poste de travail et le matériel : badge, clés, bureau, ordinateur configuré, chaise ergonomique, fournitures, véhicule, smartphone, accès et mots de passe…
3. Rédiger et signer le contrat de travail, j’ai souvent des remarques de candidats qui n’apprécient pas de l’attendre !
4. Rédiger ou mettre à jour le livret d’accueil (format papier / classeur ou support digital) qui contient :
-Le règlement intérieur
-Les informations pratiques (organisation, endroits où se restaurer à proximité, codes d’accès imprimante…)
-L’organigramme, la liste et les coordonnées de tous ses interlocuteurs (de préférence avec des photos)
-Un plan des locaux
-Un historique au sujet de l’entreprise avec les points clés de son développement. N’hésitez pas à informer sur les méthodes, les chiffres clés les stratégies internes et les projets de l’entreprise
-Informations sur les valeurs, l’identité, la politique, la culture d’entreprise et les actions mises en place à cet effet (suivi personnalisé, exemple d’activités de cohésion, CE, participation à des œuvres caritatives, certifications environnementales…). C’est votre marque employeur.
5. Identifier un tuteur / parrain, il s’agit d’un collègue expérimenté et volontaire. Définissez le N+1 en charge du nouveau salarié.
6. Etablir un process de formation et définir les actions : MOOC, formation / coaching par des consultants externes, doublons avec les collègues homologues et / ou avec d’autres services, formation sur logiciels / plateformes, moments sur le terrain, visites des différents sites, agences ou chantiers. Grâce à cette organisation vos salariés ne déploreront pas de ne pouvoir bénéficier de leur formation que plusieurs mois après leur arrivée !
7. Préparer le planning du nouvel arrivant, du N+1 et du tuteur pour le premier jour et la suite. Réfléchir aux réunions auxquelles vous voulez qu’il participe. Organiser les moments de doublon les dates de formation. Permettez-lui aussi de voir le président / directeur général / gérant de l’entreprise dès sa première semaine de travail (revient à lui donner de la considération). Organiser un déjeuner avec tous les interlocuteurs internes (évitez de faire payer votre nouvel arrivant : si je le précise c’est que cela existe…). Si ce n’est pas possible, un petit-déjeuner ou un pot d’arrivé est le moins que l’on puisse faire !
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LE PREMIER JOUR
- Accueillir physiquement dans le cadre d’un entretien individuel d’intégration. Il est primordial que le N+1 (à défaut le tuteur) soit disponible de suite pour l’accueillir. Il devra lui accorder du temps ce jour-là. Pour briser la glace, proposez-lui un café / une boisson et intéressez-vous à votre interlocuteur.
2. Faire le tour des locaux et le présenter aux personnes qu’il n’a pas encore rencontrées. Montrer son poste de travail, l’imprimante, les sanitaires et arrêtez-vous à la salle de repos pour encourager les échanges avec ses collègues.
3. Communiquer le planning, lui indiquer les lieux où il devra se trouver et les collègues présents.
4. Régler les détails administratifs, l’amener aux RH pour que :
-Le contrat de travail soit signé (si ce n’est pas déjà fait)
-Demander le numéro de sécurité sociale, un RIB, les personnes à contacter en cas d’urgence et autres pièces nécessaires (diplôme, permis de conduire, certificats de travail…)
-Proposer et expliquer la mutuelle d’entreprise et autres formalités …
5. Lui remettre son matériel et ses identifiants.
6. Le laisser souffler en le laissant prendre connaissance du livret / support d’accueil.
7. Terminer la journée par une entrevue afin de répondre à ses questions. Redéfinir précisément avec lui le poste qu’il va occuper, en mentionnant les attentes et les objectifs à atteindre à court et moyen terme. Faire savoir à votre nouveau salarié que vous êtes disponible en cas de besoin. Confiez-lui rapidement des tâches concrètes à exécuter.
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SUIVI
- Prendre des nouvelles de temps en temps, montrer de l’intérêt et vérifier que tout va bien. Il s’agit d’échanges brefs, informels qui peuvent se faire par messages ou entre deux portes si vous n’avez pas le temps.
- Faire un point régulier afin de répondre aux questions professionnelles. Il s’agit d’échanges plus formels, sous forme d’entretiens individuelsen face à face ou, à défaut, par téléphone. Utiliser l’écoute active pour que votre nouveau collaborateur ose parler de ses problématiques professionnelles. Vous obtiendrez davantage de résultats si les créneaux de ces entrevues sont positionnés à l’avance. Réajuster et expliquez les points de vigilance si vous avez besoin qu’il progresse sur certains sujets. Encouragez-le et montrez que vous croyez en lui.
Petite parenthèse
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Souvent, suite à l’intégration, les salariés identifient des axes d’amélioration à mettre en place au sein de votre société. Souvent aussi, ils sont déçus car il n’y aucune mise en action suite à leurs propositions !
Je pense que c’est parce que l’interlocuteur n’a pas le temps et / ou ne peut / veut pas engager d’actions de ce genre tant que le candidat est en période d’essai.
Si vous adhérez à ses propositions, proposez-lui de revenir vers vous avec un plan d’action à ce sujet sur une période de l’année où vous serez plus disponible pour accompagner ce changement. Cela lui laisse une perspective sans vous engager immédiatement.
Si vous n’adhérez pas, soyez transparent, cela peut être lié à des enjeux sur lesquels il n’a pas encore de visibilité.
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3. Faire un entretien physique individuel 1 mois avant la date de fin de période d’essai dans le même état d’esprit que les entrevues de suivi et :
– Mentionner que c’est la fin de période d’essai et que vous envisagez de la prolonger ou ne pas la prolonger en poursuivant la collaboration (ou l’arrêter, si cela ne s’est pas bien passé pour vous).
– Lui demander s’il souhaite continuer afin de valider son intérêt
– Si vous êtes satisfait : lui montrer de la reconnaissance et le féliciter sur son travail accompli jusqu’ici. C’est un oubli très fréquent chez les managers et pourtant, c’est une des raisons que donnent les candidats quand ils veulent quitter leur entreprise (au passage, c’est aussi un risque psychosocial).
4. Créer du lien : l’idéal serait de proposer de passer du temps dans le cadre de moments conviviaux extra-professionnels (partager un repas, une activité, du sport…). J’ai choisi de mettre cette étape après la fin de période d’essai car je pense que votre salarié sera plus détendu à ce moment-là, mais c’est à vous de voir comment vous sentez les choses !
5. Ne déléguez pas vos entretiens annuels obligatoires. Ils sont primordiaux (et réglementés) pour identifier d’éventuels attentes et problématiques. Il est nécessaire de se baser sur le projet professionnel annoncé par le salarié à son arrivé afin d’identifier les évolutions possibles. De plus, ils sont attendus de vos salariés, ceux-ci sont très importants pour eux.
Le suivi peut aussi être optimisé par un intervenant extérieur tel que votre prestataire du recrutement. Si vous voulez en savoir davantage, je vous invite à lire mon article sur le sujet :
Annexe
Outil pratique : valider les étapes du process d’intégration
3 tableaux : 1. Avant l’arrivée ; 2. Le premier jour ; 3. Suivi
| INTEGRATION NOUVEAU COLLABORATEUR 1. Avant l’arrivée | NOM … Prénom … | Remarques |
| Prévenir l’équipe | Cocher la case quand c’est acté | |
| Préparer le poste / matériel | ||
| Rédiger le contrat de travail | ||
| Livret / support d’accueil | ||
| Identifier le N+1 référent NOM Prénom : … | ||
| Identifier le Tuteur NOM Prénom : … | ||
| Bloquer la journée du N+1 et du tuteur pour le premier jour d’arrivée du salarié. Date du premier jour : … | ||
| Préparer le planning pour le nouvel arrivant | ||
| Définition process de formation |
| INTEGRATION NOUVEAU COLLABORATEUR 2. Le premier jour Date : … | NOM … Prénom … | Remarques |
| Entretien individuel d’intégration | Cocher la case quand c’est acté | |
| Tour des locaux + présentation collègues | ||
| Communiquer le planning | ||
| Administratif / RH | ||
| Remettre matériel et identifiants | ||
| Prise de connaissance du livret d’accueil | ||
| Moment convivial (petit déjeuner, déjeuner ou pot d’arrivée) | ||
| Entretien fin de journée : – Répondre aux questions – Redéfinir les attentes et objectifs – Confier des tâches concrètes |
| INTEGRATION NOUVEAU COLLABORATEUR 3. Suivi | NOM … Prénom … | Remarques |
| Actions de formation … … … … … | Cocher la case quand c’est acté | |
| Suivi informel, prendre des nouvelles | ||
| Bilan fin de période d’essai Date : … Problématiques identifiées et actions mises en place : … … | ||
| (Bilan fin de période d’essai après reconduction) Facultatif Date : … | ||
| Moments conviviaux ; évènements | ||
| Entretien annuel obligatoire Date : … Projet professionnel annoncé à l’arrivée : … Actions mises en place pour respecter le projet professionnel ou résoudre les problématiques soulevées : … … … |
N’hésitez pas à me demander le document en PDF
